Im Zeitalter hochgradig vernetzter Universitäten und intelligenter Geräte ist ein wichtiges Campusdokument eines der letzten Überbleibsel einer früheren Zeit. Der Katalog der akademischen Vorlesungen, der von allen Studierenden und Betreuern regelmäßig zur Auswahl von Kursen und zur Festlegung akademischer Wege verwendet wird, hat sich im Laufe der Jahre kaum verändert – auch wenn die Kurse und der Registrierungsprozess durch die Technologie völlig verändert wurden.
Die meisten Hochschulen und Universitäten bieten Online-Versionen ihrer Kataloge an, aber nur wenige nutzen die verfügbare Konnektivität und intelligente Technologie. Beispielsweise stellte das Bakersfield College in Kalifornien seinen Katalog mehrere Jahre lang „in einem statischen PDF-Format“ online, sagt Bill Moseley, Dekan für akademische Technologie. „Das hat den Vorteil, dass der Katalog breiter verfügbar ist, entspricht aber in seiner Funktionalität in etwa einem gedruckten Dokument.“
In diesem Jahr haben die Administratoren von Bakersfield zum ersten Mal einen „wirklich webnativen“ Katalog erstellt, der ein umfassendes, interaktives Erlebnis bietet und dabei hilft, Schülern die Informationen zu vermitteln, die sie für ihren Erfolg benötigen, sagt Moseley.
Andere Hochschuleinrichtungen sind zunehmend bestrebt, ihre Online-Vorlesungsverzeichnisse zu erweitern und dabei die Möglichkeiten des Internets zu nutzen, um Kursinformationen mit anderen Campus-Systemen zu verbinden und einen verbesserten Service für Studierende und Lehrkräfte zu bieten. Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, dies zu erreichen.
1. Nutzen Sie Online-Funktionen.
Herkömmliche papierbasierte Vorlesungsverzeichnisse und die darauf folgenden statischen Online-Dokumente enthalten in der Regel Listen der für den Abschluss eines Programms erforderlichen Kurse. Aber webbasierte Kataloge können noch weiter gehen. Der neue Katalog des Bakersfield College enthält beispielsweise einen „Program Pathways Mapper“, der Studenten einen Fahrplan liefert, wie sie ein Programm am effizientesten abschließen können.
Best-Practice-Fallstudie: University of Colorado Boulder
Der Plan und Prozess einer Institution zur Maximierung der Funktionen ihres digitalen Kurskatalogs
Beteiligte Abteilungen:Studierendensekretariat, Stipendiatenamt, akademische Disziplinen, Zulassungen, finanzielle Unterstützung und studentische Angelegenheiten
Planung für die Digitalisierung:Die Administratoren nutzten die digitale Katalogplattform als Mittel, um die Konsistenz zwischen Programmen, Abteilungen und Hochschulen zu erhöhen und zu überdenken, was enthalten sein sollte, wie es präsentiert werden sollte und wie es standardisiert werden sollte. Das Team nutzte strukturierte Arbeitsabläufe für die Prüfung und Genehmigung.
„Die erhöhte Konsistenz im gesamten Katalog bedeutet unter anderem, dass Studierende einfacher von einem Abschnitt zum nächsten navigieren können und verstehen, was sie dort erwarten können“, sagt Kristi Wold-McCormick, Registratorin. „Und eine konsistentere Governance führt zu einem höheren Grad an Überprüfung und Genauigkeit der Informationen.“
Links hinzufügen:Ein robuster digitaler Katalog sollte mit Campussystemen und Websites vernetzt werden. „Ermutigen Sie die Abteilungen, von ihren Websites aus auf die Kurs- und Lehrplaninformationen im Katalog zu verlinken und diese in möglichst viele Systeme zu integrieren, um den Benutzern konsistente Informationen und Erfahrungen zu präsentieren“, sagt Wold-McCormick. „Fügen Sie Links zu Campus-Webseiten hinzu, damit Benutzer möglicherweise zusätzliche Informationen erhalten, die über die im Katalog zulässigen Informationen hinausgehen.“
Aktualisierungen planen:Die Entwicklung eines jährlichen Veröffentlichungskalenders trägt dazu bei, den Katalog auf dem neuesten Stand zu halten. Die Administratoren der CU Boulder planen Meilensteine, um jedes Jahr Updates von den Abteilungen zu veranlassen. Und das Standesamt macht es denjenigen, die zum Katalog beitragen, leicht, indem es Self-Service-Ressourcen bereitstellt, wie zum Beispiel einen Styleguide und Schulungsfolien zur Nutzung der digitalen Katalogplattform.
Das Büro bietet Sprechstunden und Supportsitzungen für alle neuen und wiederkehrenden Katalogprüfer an, die möglicherweise Hilfe beim Zugriff auf die Plattform oder bei der Durchführung ihrer Änderungen benötigen. Darüber hinaus wenden sich die Mitarbeiter der Abteilung regelmäßig über einen Katalog-Newsletter an Katalogprüfer, in dem bevorstehende Meilensteine angekündigt, Ressourcen geteilt und Veröffentlichungsaktualisierungen bereitgestellt werden.
Der Katalog ermöglicht Benutzern außerdem die einfache Suche und den Wechsel zwischen verbundenen Programmen. „Das sind Dinge, die mit dem vorherigen Format nicht möglich waren“, sagt Moseley.
Auch an der Southern New Hampshire University bietet ein neuer digitaler Kurskatalog detailliertere Programminformationen im Vergleich zu früheren Katalogen – ein wichtiger Bestandteil, da das College for America der SNHU kompetenzbasierte Studiengänge mit direkter Bewertung für berufstätige Erwachsene anbietet. „Benutzer können sich durchklicken, um alle Kompetenzen anzuzeigen, die in jedem Programm bewertet werden“, sagt Romki Constant, stellvertretender Vizepräsident für akademischen Betrieb und Strategie im Büro des Universitätskanzlers.
2. Integrieren Sie den Katalog in andere Systeme.
Die Fähigkeit, verschiedene Systeme zu verbinden und mit ihnen zu interagieren, ist ein Markenzeichen eines Online-Vorlesungsverzeichnisses. Beispielsweise integriert die University of Colorado Boulder ihren Katalog in Planungs- und Lehrplanverwaltungssysteme, sodass Informationen aus dem Katalog direkt in solche Systeme fließen können, sagt Registratorin Kristi Wold-McCormick.
Wenn ein Benutzer eine Suche im Online-Stundenplan durchführt, wird die Kursbeschreibung aus dem aktuellen Katalog gezogen und angezeigt. Der Katalog und der Kursplan sind auch in das Fakultätsprofilsystem der CU Boulder integriert, sodass ein Student die Forschungsinteressen, veröffentlichten Arbeiten und Hintergründe der Dozenten einsehen kann, die mit den ausgewählten Programmen oder Kursen verbunden sind.
Mit zunehmender Verbreitung digitaler Transkripte können auch robuste Vorlesungsverzeichnisse diese Dokumente verbessern. Die Administratoren der CU Boulder arbeiten auch daran, wichtige akademische Informationen aus dem Katalog zu extrahieren, darunter Programmbeschreibungen und Lernergebnisse, und sie zu digitalen Diplomen und Zeugnissen hinzuzufügen, sagt Wold-McCormick.
Bei Southern New Hampshire ist der Online-Katalog zur automatischen Aktualisierung auch mit dem Kursverwaltungssystem verbunden. „Wenn sich in einem akademischen Jahr ein Kurs oder ein Studienprogramm ändert, nehmen wir die Änderung in unserem Curriculum-Management-System vor, und sobald die Änderung vorgenommen wird, wird sie automatisch im Katalog und im Nachtrag aktualisiert“, sagt Constant. „Damit die Leute einen Blick in den Online-Katalog werfen können, wissen sie, dass er immer die neuesten Informationen enthält.“ Darüber hinaus kann jeder den durchsuchbaren Nachtrag einsehen, um alle Änderungen zu sehen, die während eines akademischen Jahres vorgenommen wurden.
„Wir versuchen, die Anzahl der Änderungen an einem Katalog zu begrenzen, sobald er für ein bestimmtes akademisches Jahr veröffentlicht wurde. Wenn jedoch eine neue Richtlinie oder Korrektur vorgenommen werden muss, ist dies im Online-Katalog möglich“, fügt Wold-McCormick hinzu. „Zu Zeiten gedruckter Publikationen mussten wir mit Fehlern leben.“
3. Verbessern Sie die Zugänglichkeit und Genauigkeit.
Digitale Kataloge ermöglichen es Institutionen, Studierenden, Lehrkräften und anderen Benutzern einen besseren Service zu bieten. Ein mobilfreundlicher Kurskatalog bedeutet beispielsweise, dass Benutzer jederzeit und überall problemlos darauf zugreifen können, sagt Wold-McCormick.
In den meisten Fällen sind webnative Kataloge auch für die Barrierefreiheit optimiert. An der CU Boulder arbeitete das Büro des Registrars mit seinem Kataloganbieter Leepfrog Technologies und internen Experten für Barrierefreiheit zusammen, um die Einhaltung der Best Practices für Barrierefreiheit sicherzustellen. „Wir haben gemeinsam daran gearbeitet, die Zugangsbarrieren für Benutzer aller Fähigkeiten zu verringern, einschließlich derjenigen, die über unterstützende Technologiegeräte auf den Katalog zugreifen“, sagt Wold-McCormick.
Der einfache Zugriff und die Präsentation von Katalogdaten – insbesondere im Zeitalter mobiler Geräte – führen zu einem besseren Service für Studenten, Lehrkräfte und Mitarbeiter, sagt Moseley aus Bakersfield. „Die Integration der Program Pathways Mapper-Komponente ermöglicht ein Maß an Personalisierung und Unterstützung, das es Studierenden ermöglicht, ihre Ausbildung in kürzerer Zeit und für weniger Geld abzuschließen.“
Lesen Sie auch:3 Ideen für eine flexiblere Kursplanung
Ein robuster digitaler Katalog ermöglicht es den Beratern, die Informationen, die sie zur Unterstützung der Studierenden benötigen, schnell zu finden und einfach weiterzugeben, da der Inhalt in kleineren, besser überschaubaren Blöcken vorliegt.
„Berater können einen Link zu einem bestimmten Programm teilen, anstatt einen Dokumentabschnitt mit Dutzenden von Programmen zu erstellen“, sagt Moseley. „Beim webnativen Katalog geht es um die Flexibilität der Informationsform, gepaart mit Durchsuchbarkeit und interaktiven Elementen.“ Wenn ein Berater während eines Treffens mit einem Studenten eine Komponente wie den Program Pathways Mapper aufruft, kann diese als visuelle Hilfe bei der Erläuterung des Bildungsplans des Studenten verwendet werden.
4. Erwägen Sie die Einbeziehung neuer Technologien.
Nur wenige Hochschuleinrichtungen haben maschinelle Lernfunktionen wie künstliche Intelligenz in ihre Vorlesungsverzeichnisse integriert, einige erforschen jedoch die Möglichkeiten. CU Boulder-Administratoren untersuchen den Einsatz von Chatbots und anderen KI-Optionen für eine Reihe von Anwendungen in den Registrar- und Einschreibungsverwaltungsbüros.
Verwandt:Anbieter von Kurskatalogverwaltung über die Herausforderungen, mit denen Hochschulen konfrontiert sind
Wenn Vorlesungsverzeichnisse vollständig mit anderen Campussystemen verbunden sind, könnten sie möglicherweise Kursempfehlungen für einzelne Studierende auf der Grundlage der von ihnen bereits abgeschlossenen Kurse aussprechen. „Ich kann mir eine Zukunft vorstellen, in der ein Katalog den Benutzern basierend auf wichtigen, demografischen und anderen Faktoren ein personalisierteres Erlebnis bieten könnte, um die Nutzung des Katalogs relevanter und für die Studenten weniger überfordernd zu gestalten“, sagt Moseley. „Die Richtung, in die wir gehen, macht diese Zukunft möglich.“
Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, werden Administratoren wahrscheinlich weitere Möglichkeiten finden, ihre Kurskataloge robuster zu gestalten. „Ich denke, es ist von entscheidender Bedeutung, das Medium zu nutzen“, sagt Moseley. „Wenn wir ein statisches Dokument online stellen, ist das für die Studierenden ein schlechter Dienst.“ Ein Online-Katalog sollte interaktiv, präzise und mobilfreundlich sein.“
Nancy Mann Jackson ist eine in Alabama ansässige Autorin und schreibt häufig für UB.